11 dicas para um e-mail profissional

Através de uma pesquisa foi possível constatar que grande parte dos trabalhadores dos Estados Unidos gasta um quarto do tempo no trabalho tentando lidar com os diversos e-mails recebidos e enviados todos os dias, informa o site Business Insider.

Barbara Pachter, Coach, afirmou que a maioria dos profissionais não sabem usar o e-mail de forma adequada. A situação motivou Barbara a escrever um livro, "The Essentials Of Business Etiqquette", no qual ela aborda as regras de etiqueta para enviar e-mails. Confira algumas destas dicas:

1)USE UM ASSUNTO CLARO: As pessoas normalmente decidem se irão ou não abrir um e-mail de acordo com o assunto que consta nele. Pachter diz que o ideal e que você escolha opções que deixam claras as suas intenções com o e-mail e que aborde a questão que você deseja tratar.

2)USE ENDEREÇO DE E-MAIL PROFISSIONAL: Você provavelmente utiliza o endereço de e-mail da empresa onde trabalha. Mas há alguns casos em que algumas pessoas utilizam os e-mails pessoais para tratar de negócios, e é neste caso que é preciso ter um certo cuidado com o endereço que você utiliza. Procure utilizar no seu endereço o seu nome, para que não haja dúvidas. Caso você ainda utilize aqueles e-mails engraçadinhos, com apelidos, abandone-os, pelo menos para tratar de assuntos sobre trabalho.

3)CUIDADO COM “RESPONDER A TODOS”: Em alguns casos incluir alguma pessoa em um e-mail com outras que não têm nada ver com ela, pode ser algo desagradável, já que o assunto do e-mail pode não ser relevante para ela. Utilize esta ferramenta se tiver a certeza que o assunto é interessante para todas as pessoas envolvidas.

4)PREFIRA SAUDAÇÕES PROFISSIONAIS: Às vezes expressões que estamos acostumados a usar nosso dia-a-dia (E ai/Beleza?), podem não ser as mais adequadas. Procure utilizar referências mais formais, como um “Oi” ou “Olá”. Pachter aconselha a não encurtar o nome dos colegas de trabalho, exemplo: “Olá Bru”, ao invés procure utilizar “Olá Bruna”.

5)MODERE OS PONTOS DE EXCLAMAÇÃO: Pachter aconselha que o uso da exclamação seja moderado, já que ele tem o objetivo de transmitir emoção, ao usar ele exageradamente, isso pode fazer com que pareça excessivamente emocional ou até mesmo imaturo.

6)CUIDADO COM O HUMOR: No ambiente de trabalho procure utilizar do humor com pessoas que você conhecer bem, para o que e-mail não perca o contexto. Pachter diz que algo pode perder o humor quando é escrito. Então, caso tenha dúvida, evite usá-lo.

7)ATENÇÃO PARA A CULTURA DO DESTINATÁRIO: As diferenças culturais podem influencias o que é aceitável ou não no e-mail. É importante conhecer o destinatário, adequando o seu e-mail de acordo com a cultura dele. Pachter afirma que pessoas com culturas diferentes e de alto contexto (japonês, chinês ou árabe) podem valorizar você antes de fazer negócios, o que pode fazer com que os e-mails sejam mais pessoais. Já pessoas que possuem uma cultura de baixo contexto (norte-americanos, alemães ou escandinavos) podem preferir mais objetividade.

8)RESPONDA SEUS E-MAILS, MESMO QUE SEJA UM ENGANO: Isso pode exigir um esforço da sua parte, e você pode considerar desnecessário, mas responda o máximo que puder os e-mails recebidos, mesmo que eles sejam por engano. O ideal é você avisar a pessoa que foi um engano, para que ela possa verificar e mandar o e-mail correto para seu destinatário.

9)REVISE A ORTOGRAFIA: Pachter diz que seus erros não irão passar despercebidos dependendo do destinatário, por isso há uma importância de revisão. Leia o e-mail em voz alta e não confie nos corretores ortográficos.

10)ADICIONE O ENDEREÇO DE E-MAIL APÓS ESCREVER: Ao fazer isso você evita de correr o risco de enviar o e-mail acidentalmente sem ter terminado de redigi-lo. É indicado que quando você estiver respondendo, apague o endereço e insira-o novamente assim que terminar de escrever.

11)CONFIRA SE O DESTINATÁRIO ESTÁ CORRETO: Como normalmente possuímos diversas pessoas na nossa lista de contato, não é difícil acontecer que o endereço digitado não seja a pessoa a qual você queira enviar o e-mail. Portanto, confira mais de uma vez se o destinatário está correndo, assim evitando acidentes embaraçosos.

Agora não há mais desculpas, comece a por em prática estas dicas e se destaque na hora de mandar seu e-mail.

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